Le règlement intérieur

Le règlement intérieur a été actualisé et validé lors de l’Assemblée Générale Ordinaire (AGO) du 20 septembre 2017 à Antibes

Article 1 : Activités (cf. article 2 des statuts)

Les activités de la SF2S portent notamment sur l’organisation de réunions scientifiques, de formations professionnelles, le développement d’outils et de méthodes, la publication de travaux scientifiques et de documents d’enseignement, d’ouvrages et de fascicules, l’octroi de bourses et de prix, le financement de projets de recherche.

La SF2S organise des congrès nationaux ou internationaux et des journées professionnelles.

Article 2 : Logo

Le logo retenu pour la SF2S est celui qui apparaît ci-dessous :

Il ne pourra être modifié que sur décision du Conseil d’Administration (CA).

Article 3 : Utilisation du nom de la SF2S

Seuls les membres du Bureau et du CA peuvent se recommander ou faire état de leur appartenance à la SF2S.

Il est interdit d’utiliser le nom de la SF2S ou de se recommander de la SF2S dans des travaux scientifiques personnels ou lors de communications sans l’accord du Président et/ou des Vice-Présidents.

Article 4 : Admission, critères d’adhésion (cf. article 7 des statuts)

Peuvent être admis comme membres actifs, associés et honoraires de la SF2S

  • Les professionnels impliqués dans le domaine de la santé y compris les étudiants et les personnes en arrêt d’activités

Sont membres honoraires les personnes physiques considérées par le CA comme ayant rendu des services à la SF2S. Ils sont dispensés de payer une cotisation annuelle.

Article 5 : Radiation (cf. article 8 des statuts)

Elle est prononcée par le CA, pour non paiement de la cotisation annuelle, ou pour motifs graves. En cas de motifs graves, l’intéressé est invité par lettre recommandée à fournir des explications devant le CA oralement ou par écrit.

Article 6 : Finances (cf. article 10 des statuts)

Ressources

  • Cotisations : Le montant de la cotisation annuelle est fixé par l’AGO sur proposition du CA.

L’année de cotisation est fixée du 1er janvier au 31 décembre.

Défraiement / Remboursement

Les membres du CA et des différents groupes de travail ne peuvent prétendre à aucune rémunération.
Ils ont cependant droit au remboursement des frais, dûment justifiés, occasionnés par l’accomplissement de leur mandat.

  • Déplacement en France métropolitaine : Les frais de déplacement pour réunions du CA, Bureau, ateliers de travail, représentation de la SF2S (à condition d’avoir été missionné par le Bureau) sont remboursés aux participants sur la base du tarif train 2ème classe.
  • Les tickets de métro et de bus sont pris en charge ainsi que les frais de taxi lorsque ceux-ci sont justifiés.
    Les trajets en avion ou en véhicule personnel sont remboursés en cas de justification financière ou pratique. Les nuits d’hôtel, repas sont remboursés sur justificatifs ainsi que les frais kilométriques selon le barème fiscal.
  • Déplacement hors France métropolitaine : Les membres du Bureau et du CA mandatés par la SF2S pour une mission à l’étranger (assemblée, congrès,…) devront choisir les moyens de transport les plus opportuns et soumettre au préalable un budget prévisionnel des frais à engager (transport, hébergement, restauration, frais d’inscription) au Bureau pour avis.

Comptabilité

Le trésorier tient au jour le jour une comptabilité en recettes et dépenses et établit chaque année un budget prévisionnel.
La tenue de la comptabilité et la réalisation du bilan annuel sont réalisées par un expert comptable.

Article 7 : Conseil d’Administration (cf. article 11 des statuts)

Composition

La SF2S est administrée par un CA constitué de 21 membres actifs et honoraires issus des élections de l’AGO.

Election

Le CA est renouvelé tous les 3 ans lors de l’AGO. L’élection a lieu à bulletin secret, à la majorité relative, et à égalité de suffrages au privilège de l’ancienneté d’adhésion à la SF2S.

Sont électeurs, les membres actifs et associés à jour de leur cotisation et les membres honoraires.

Un appel à candidature est organisé par le CA un mois avant l’AGO auprès des membres actifs et honoraires de la SF2S. Les membres actifs doivent avoir cotisé au moins deux ans consécutifs à la SF2S durant les trois années précédentes et à jour de leur cotisation l’année des élections. Les candidats doivent impérativement être présents lors des élections. Une absence non justifiée par un cas de force majeure rend nulle et non avenue la candidature.

Le CA nouvellement élu, ainsi que le bureau, prennent leurs fonctions un mois après l’élection.

Le CA transmets à chaque membre un résumé des tâches et missions à accomplir par les membres du CA et une évaluation du temps nécessaire, afin que chaque candidat puisse se positionner en conséquence.

Une profession de foi est rédigée par chaque candidat accompagnée d’un CV et adressée au Secrétaire Général de la SF2S qui les diffuse au CA. Les candidatures sont soumises au vote lors d’une AGO. Les électeurs votent pour chaque membre du CA. Les 21 sièges sont attribués en fonction du nombre de voies obtenues lors des élections.

Les 5 sièges suivants par nombre de suffrage, si il y a lieu, constitueront une liste complémentaire.

En cas de retrait d’un membre du CA pour quelque motif que ce soit, le 1er membre de la liste complémentaire intègre le CA et ainsi de suite.

Cette liste reste valable 3 ans jusqu’au renouvellement suivant.

Les membres de cette liste peuvent se porter candidats pour le CA lors des élections suivantes.

Fonctionnement

Le CA peut inviter à ses réunions toute personne qu’il estime compétente en fonction de l’ordre du jour. Les personnes invitées ne disposent pas d’une voix délibérative.

Les décisions du CA sont prises à la majorité absolue des membres présents. En cas de partage des voix, la voix du Président est prépondérante. Le quorum correspond à 1/3 des membres élus plus un.

Le vote par procuration est interdit.

Les délibérations et décisions sont consignées dans un compte-rendu approuvé par le CA.

Tout membre du CA absent sans motif valable pendant 3 réunions consécutives est considéré comme démissionnaire. Il sera immédiatement remplacé par un membre de la liste complémentaire.
Chaque membre du CA, hors bureau, se verra confier une mission spécifique dont il rendra compte régulièrement au CA de la bonne exécution.
L’absence d’investissement au sein du CA par un de ses membres notamment le non accomplissement d’une mission peut être sanctionné par le CA qui peut alors considéré ce membre comme démissionnaire.

Article 8 : Bureau (cf. article 12 des statuts)

Le mandat du Président, des deux Vice-Présidents, du Secrétaire Général, du Secrétaire Général Adjoint, du Trésorier et du Trésorier Adjoint est fixé à 3 ans.

La durée du mandat est de 3 ans renouvelable deux fois.
Les mandats partiels ne sont pas comptabilisés dans le calcul du renouvellement des mandats.

Le Président :

  • préside le Bureau
  • représente la SF2S
  • décide de l’ordre du jour des réunions, des AGO et des AGE
  • décide en cas de litige
  • devient président d’honneur à la fin de son mandat et assiste le nouveau président
    dans ses fonctions.

Les Vice-Présidents :

  • remplacent le Président en cas de besoin et le secondent.

Le Trésorier : 

  • gère les adhésions, les cotisations et autres revenus, les dépenses
  • tient le registre des comptes
  • présente le bilan financier lors de l’AGO
  • ouvre et gère le compte bancaire.

Le Trésorier-adjoint :

  • seconde le Trésorier dans ses fonctions.

Le Secrétaire Général :

  • accomplit les tâches administratives (convocations, compte-rendus de réunions, …)
  • tient et consigne dans un registre spécial les changements intervenant dans l’administration de la SF2S et les modifications apportées aux statuts…

Le Secrétaire Général-adjoint :

  • seconde le Secrétaire Général  dans ses fonctions.

Les membres du bureau votent à bulletins secrets l’attribution des postes à pourvoir.
Les réunions du Bureau font l’objet d’un compte rendu validé transmis au CA.

Article 9 : Signatures et pouvoirs

Tous les pouvoirs sont donnés aux Président, Vice-Présidents, Trésorier et Trésorier Adjoint pour faire fonctionner ses comptes au nom de la SF2S, verser au crédit de ses comptes, retirer toutes sommes portées au crédit, partiellement ou en totalité, soit en retrait effectué, soit par virement à toute autre compte de la SF2S ou d’un tiers, se faire remettre des carnets de chèques, émettre, signer et endosser tous chèques.
Les dépenses autres que les dépenses usuelles de fonctionnement supérieures à 1000 euros ne
pourront être engagées qu’après avis préalable du Bureau.

Article 10 : Questions/Réponses du site internet

Annuellement, le CA définit la liste des responsables et des référents par rubrique. Le membre du CA gérant les questions, transmet la question aux responsable et référents de rubrique qui répondront directement à l’intéressé dans un délai de 15 jours.

La réponse pourra faire l’objet d’une publication sur le site internet de la SF2S.

Article 11 : Groupes de travail (cf. article 13 des statuts)

La création d’un groupe de travail doit être validée par le CA. Les thématiques doivent être en cohérence avec le plan d’action de la SF2S et ses priorités.

Chaque groupe de travail est piloté par un coordonnateur après accord du CA. Le coordonnateur du groupe doit être membre actif de la SF2S.

Les membres du groupe de travail doivent tant que possible être membres actifs de la SF2S. Si nécessaire, la SF2S pourra inviter à participer à ses groupes de travail d’autres professionnels de santé.

Chaque année, le coordonnateur du groupe de travail doit soumettre au CA pour validation le bilan de l’année précédente et le plan d’actions et financier pour l’année en cours.

Un représentant de chaque groupe de travail peut être invité lors des réunions du CA, notamment pour présenter les projets et le bilan de son groupe de travail.

Article 12 : Assemblée générale (cf. articles 14 & 15 des statuts)

Les votes en AGO et AGE ont lieu à la majorité relative des membres actifs, associés et honoraires présents et représentés par procuration.

Le vote par procuration est limité à un pouvoir par membre.

Il est tenu procès-verbal des délibérations. Ce procès-verbal est signé par le Président et le Secrétaire Général et disponible sur demande pour tout membre de la SF2S.

Le Président, assisté des membres du CA, préside les AGO et expose la situation morale et l’activité de la SF2S.
Le Trésorier rend compte de sa gestion et soumet les comptes annuels à l’approbation de l’AGO.
L’AGO fixe le montant des cotisations annuelles à acquitter par les différentes catégories de membres.

Ne peuvent être abordés que les points inscrits à l’ordre du jour.

Les décisions sont prises à la majorité des suffrages exprimés des membres présents ou représentés.Il est procédé, après épuisement de l’ordre du jour, au renouvellement des membres sortants du CA.Toutes les délibérations sont prises à main levée, excepté l’élection des membres du CA.

Les décisions des AGO et AGE s’imposent à tous les membres, y compris absents ou représentés.

Article 13 : Relations avec les associations internationales et/ou européennes de stérilisation

La SF2S peut être membre de ces associations sur décision du CA.

 

Règlement intérieur modifié en AGEO le 20/09/2017